公開日: 2023/12/30
🤼♀️ミーティング
年次が上がるごとにミーティングミーティングと会議を分ける議論をたまに見るが、ここでは特に分けない。複数人が集まって話し合うことをミーティングまたは会議と呼ぶ。ばっかりで作業ができないと感じることが増えてきました。 でも逆にミーティングにはそれだけの価値がある、価値を出さねばならぬということだと思います。 ミーティングに出る際に気をつけたいことをメモ。
ミーティングの値段
10人集まって1時間ミーティングすると、10人時使うことになります。 世のエンジニアの1人時平均は6000円ちょっとくらいエンジニアが受け取る時給ではなく、お客様が支払う金額ベース。ネットで調べるとばらつきはあるものの50-150万/1人月くらいの印象だったので、仮に1人月100万、1人月は160時間（20日✕8時間）として計算（100万/20日/8時間=6250円）。ただ、残念なことに、1000万払って1000万のものを作っても、あまりお客さんは喜ばない。そのまま金を持ってても一緒だから。つまり6250円以上の仕事をしないと意味がない。さらにさらに、これは会社によるが、フロントエンドチームに5人いるとして、リード1人、経験者2人、新人2人くらいの構成で、もしお客様に見せている人月単価が全員同じだとする（ランクで分けている会社も多い）。そうすると、リードは6250円だと足りない計算になる。総じて、リードであれば単価の1.5~2倍のバリュを出す必要があると思われる。らしいので、1時間✕10人のミーティングには6万円以上かかっている計算です。毎週やるなら月25万。 毎回こんなことを気にしているわけではないのですが、ミーティングは人数が多い分、総コストが上がりやすい逆に、良いミーティングをすると、総利益も上がりやすいです。です。その割に人数が増えれば増えるほどなんとなく出席してしまうことが多いのもミーティング…値段に見合う価値を出さなきゃいけないんだという意識はもっておきたいとっても忘れがちなので（忙しいと得に。忙しいときこそ問い直さなきゃいけないんだけど…）、大丈夫か？と思ったら私にガンガン教えてくれると嬉しいです。こういう風に言った事自体を忘れてることもあるので、その時塩対応したらごめんなさい。。思い出して謝れるといいのだが。と思っています。
ミーティングは3度やる
ミーティングが意外とお高いのはわかったが、じゃあどうするのか。 こちらの本をおすすめしますが、私なりの方法は下記3度ミーティングするというもの。
- 終わった時どうなっていたいかをもとに一度会議を妄想する脳内でやることが多いが、本来は書き出した方がいいんだろうなあ…上の本でもあるようなテンプレとか作って。大事な会議だけでもそうしていきたい。定例なんかであればミーティング開始前の1,2分で考える事が多いが、例えば役員への説明とかになれば1週間ガッツリ準備するとかもありうる。でも1,2分は絶対考えている気がする。
- ミーティング参加いち参加者の場合、発言ができるようなら、確認くらいから発言しておきたい。全く発言していないところから発言するのはかなりエネルギーがいるが、少しでも発言していると抵抗が減る。大事なタイミングを逃さないために種をまいておく。ある程度空気を読む必要はあるが、言いたいことは言わないとミーティングする意味がない。
- もっとこうしておけば…を考える一度予測しておくと、予測とのズレが発生する。それを反省材料とできる。なんとなく参加すると、まあこんなもんかなで終わる。ただ正直この振り返りは毎回しているわけではないかも…失敗したなーって時に考えることが多い。
1をベースに時間と立場に応じて4つのPを準備します。
- Purpose：終わった時どうなっていたいか、落とし所自分がやりたい案が他ステークホルダーの利益と相反しないのであれば、それでOK。相反しそうであれば、中間点くらいの落とし所を見繕っておく。ここは譲歩できない、みたいなラインを設定しておくのが吉。
- Process：進め方アジェンダはもちろん用意するが、どちらかというとステークホルダーの立場/志向性を考慮して、反応を予想する。例えば上司への報告なら、上司が何を重視しているのか、その上で報告に対して良いリアクションをするか悪いリアクションをするか。悪いならおそらく改善策を求められる。では改善策を3つほど用意して意見を伺う、または案の1つに誘導する。など。
- People：参加者居たほうがいい、だと莫大な数になる事が多いので、居なくて困るかどうかで考える。その人の存在によって議論の方向性/質が変わりそうか、議論のプロセス自体を共有したいのか、ミーティングの雰囲気自体を共有したいのか、など。あとから要点を共有すればいいのなら呼ばない。
- Property：資料資料は作り込み過ぎない。ミーティングというのはそもそも流動性が高いものなので、流動性の下がる資料はいろんな意味でマイナスになることもある（準備の時間を削ってしまう、議論の発散がうまくいかない、など）。、会議室、プロジェクタ、ホワイトボードなど
脳内シミュレーションでうまく行かない場合主に時間。やる前から論点が多すぎて収まらないことが明白なケースなど。、または実際の会議でうまく行かなかった時この場合は予定終了時間の10-15分前くらいに下記判断をみんなでやる。。
- そもそもやるべきなのか、出るべきなのかこれは結構時間経過とともに変わるので、随時見直す必要がある。定例であれば頻度を減らす、参加者を減らすなども手。どうか考える
- Slack等で事前、事後議論
- 論点を絞るなど、がんばって収める
- 時間を伸ばす
- 別の機会で再度議論
注意したいTips
- 1度にメッセージを詰め込みすぎない人数が多ければ多いほど、伝達率は下がりがち。かつ、いっぱい言えば言うほど言った方は満足しがち。でも言えばOKではないのが難しいところ。。我慢して論点を絞ることも必要。
- 議事録は自前で、構造化しながら取る自分がファシっている場合はほぼ必須。議事録係を設けてもいいが、自分で整理しながらの方がうまくいく気がする。自分がいち参加者だとしても、自分に関係ある範囲だけでもメモって構造化する。 → 必ず共有する
- Purposeや自分の予測を達成しようとして、浅い議論で終わらないメソッドとか議論フレームワークみたいなのに詳しい人が陥りがち。策士策に溺れるというやつ。。ここは経験によるところも大きいが、その場で頭をフル回転させて目的のために何が一番良いのか考え続ける必要がある。
- 対面ミーティング速度が必要な時、微妙なニュアンス（テキストだとAは超重要だけどBはそうでもないみたいな濃淡が伝わりにくい）を伝えたい、焦りや危機感など感覚を共有したい時にめちゃくちゃ有効。あとは議論を発散させたいときとか。とSlack等議論をプロセスも含め明確に残して起きたい時、返事をするのに調べ物が必要そうな時、など。テキストベースは構造化しながらやれるので、収束し易い気はする。を使い分ける
- 言い負かす場ではない
- 勝利は顧客利益最大化以外にない。とすると、メンバとの関係悪化は敗北でしかないそれでもしなければいけない時ももちろんあり。それは長期的に見ても、言い負かすことが顧客利益最大化に貢献するのであれば。普通の社会人相手であれば、正直ほぼゼロかなとは思う。自分のことしか考えてないとか稚拙な感情だけで動いているとかそういう相手の場合はありうるかもしれない。。
まとめ
ミーティングは事前準備も含め、設計する、作るみたいな感覚が必要なのかなと思ったりします。なかなか難しいですが…。
- コスト意識を持つ
- ちょっとでもいいから1度シミュレーションをする
- 人が多くて総コストが上がりやすい分、良いミーティングをすれば総利益も上がりやすい